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Albo Pretorio On-line

Albo Pretorio On-line è la soluzione di Ancitel frutto di un’accurata analisi dei requisiti e dei vincoli introdotti dalla normativa italiana, riformata dalla legge n.69/2009. La progettazione del servizio ha coinvolto esperti giuristi e responsabili comunali.

Usabilità, flessibilità e completezza sono i principali elementi qualificanti del servizio, pensato per un utilizzo semplice e intuitivo, e allo stesso tempo, in grado di adattarsi a tutte le realtà organizzative. Il servizio è già stato testato presso alcuni Comuni italiani.

Gli standard tecnici adottati da Ancitel, unitamente all’affidabilità della propria infrastruttura tecnologica di erogazione, collocano l’Albo Pretorio On-line di Ancitel all’altezza dei più sofisticati prodotti sul mercato.

Il servizio è inoltre integrabile con ulteriori servizi Ancitel quali, ad esempio, la PEC e la Conservazione sostitutiva a norma di legge.

L’integrazione con la PEC, di cui Ancitel è gestore accreditato DigitPA dal 2007, consente al Comune di sfruttare al massimo le potenzialità della soluzione, avvalendosi di una completa tracciatura del processo di gestione della documentazione e delle fasi di pubblicazione, sostituzione e rimozione, inclusa la marcatura temporale delle transazioni e la gestione della relata di pubblicazione.
Il servizio di Conservazione sostitutiva, costituisce infine l’ideale completamento dell’Albo Pretorio, consentendo al Comune di archiviare definitivamente tutti gli atti e i documenti per i quali è esaurito il periodo di pubblicità legale, con la rimozione dei tradizionali archivi cartacei e i risparmi correlati.
Il Servizio è incluso nell’abbonamento ai Servizi di Base Ancitel

FUNZIONALITA’

L’Albo Pretorio on-line di Ancitel risponde ai seguenti requisiti funzionali:

  • Gestione autonoma da parte dell’amministratore di sistema dei responsabili di procedimento, dei loro eventuali delegati, dei responsabili di pubblicazione, delle categorie di atti, degli Enti richiedenti, delle unità/aree organizzative;
  • Gestione automatica o manuale del periodo di pubblicazione degli atti, sia per categoria che per singolo atto;
  • Funzionalità di “Annullamento”, “Sostituzione”, “Omissis” e “Pubblica oltre la scadenza”;
  • Registro delle pubblicazioni a emissione automatica (interventi di inserimento, modifica e cancellazione degli atti) con invio a scadenze programmabili dall’Ente;
  • Creazione e assegnazione dell’impronta digitale univoca ai documenti allegati mediante algoritmo sicuro;
  • Margini di personalizzazione grafica (denominazione e stemma dell’Ente);
  • Disponibilità in archivio ad accesso riservato degli atti il cui periodo di pubblicazione è scaduto, con relativo motore di ricerca;
  • Indicazione dello “Stato degli atti” (prossima pubblicazione, pubblicato, scaduto, annullato, in approvazione, in pubblicazione, contestato);
  • Deaffissione e archiviazione automatica al raggiungimento della data di fine pubblicazione;
  • Report periodico delle attività compiute sull’Albo;
  • Gestione multiutente con separazione delle aree di competenza (tipologie di atti per le quali l’utente è autorizzato);
  • Gestione degli utenti e dei relativi profili e privilegi;
  • Notifiche operazioni tra sistema e operatore tramite PEC;
  • Gestione sicurezza password e flusso (workflow) di pubblicazione con sistema di avvisi;
  • Deaffissione automatica al termine del periodo di pubblicazione.
Con l’adozione del sistema di gestione telematica dell’Albo Pretorio di Ancitel, il Comune ottiene dunque il duplice risultato di garantire la massima pubblicità degli atti conformemente alle disposizioni normative vigenti e l’eliminazione degli sprechi connessi al mantenimento di documenti e archivi in forma cartacea.
I Comuni che adotteranno la soluzione Ancitel potranno inoltre contare su un servizio di assistenza e consulenza, sia via e-mail che attraverso un apposito help-desk telefonico.

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