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Conservazione digitale

I processi di innovazione e riforma della PA, costantemente orientati alla semplificazione amministrativa e alla dematerializzazione, hanno determinato una profonda trasformazione dei sistemi pubblici di produzione e archiviazione dei documenti, attraverso strumenti quali il protocollo informatico, i sistemi di classificazione e fascicolazione elettronica, il trasferimento su supporto digitale della documentazione cartacea.

La Conservazione Digitale, il processo che permette di conservare documenti elettronici affinché risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità, oltre che con la garanzia del valore legale e fiscale, è uno strumento imprescindibile per la pubblica amministrazione.

Il processo di dematerializzazione, con il passaggio dai tradizionali archivi cartacei agli archivi digitali, è tra i principali obiettivi dei programmi di digitalizzazione della PA in attuazione del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

Nell’ambito dei suoi servizi IT, Ancitel propone, in partnership con ARUBA, operatore leader e conservatore accreditato AgID, una soluzione tecnologicamente avanzata per assicurare una valida risposta a tutti gli Enti locali per la conservazione dei documenti digitali.

La soluzione, nel pieno rispetto di tutte le disposizioni vigenti in materia, mette a disposizione degli utenti un‘interfaccia web estremamente semplice ed efficace per la completa gestione del proprio archivio documentale digitale, sia per le procedure di caricamento e archiviazione dei documenti che per la strutturazione delle tassonomie dell’archivio.

Tutti i documenti posti in conservazione restano infine nella piena disponibilità dell’Ente per essere recuperati in tutti i casi di necessità.

Il canone annuale del Servizio è gratuito per gli abbonati ai Servizi di Base Ancitel

COME ADERIRE

Per conoscere ulteriori dettagli sul servizio o per richiedere un’offerta tecnica ed economica, utilizza la pagina Contatti di Ancitel inserendo nell’oggetto “Conservazione Digitale”.

Dopo l’acquisto su MEPA, ai fini dell’attivazione della piattaforma è necessario compilare i seguenti documenti destinati a individuare tutti i soggetti che opereranno nella catena di servizio.

NORMATIVA

Il sistema di conservazione digitale è stato realizzato in conformità alla normativa vigente in materia di conservazione dei documenti informatici. Alla data l’elenco dei principali riferimenti normativi italiani in materia, ordinati secondo il criterio della gerarchia delle fonti, è costituito da:

  • Codice Civile [Libro Quinto Del lavoro, Titolo II Del lavoro nell’impresa, Capo III Delle imprese commerciali e delle altre imprese soggette a registrazione, Sezione III Disposizioni particolari per le imprese commerciali, Paragrafo 2 Delle scritture contabili], articolo 2215 bis – Documentazione informatica;
  • Legge 7 agosto 1990, n. 241 e s.m.i. – Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi;
  • Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e s.m.i. – Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
  • Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e s.m.i. – Codice in materia di protezione dei dati personali;
  • Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 e s.m.i. – Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio;
  • Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n. 82 e s.m.i. – Codice dell’amministrazione digitale (CAD);
  • Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013 – Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71;
  • Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 – Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005;
  • Circolare AGID 10 aprile 2014, n. 65 – Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all’articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.
  •  DPR nr. 1409 del 30 settembre 1963 – (Legge archivistica) all’art. 30 prevede che le cartelle cliniche siano conservate illimitatamente. Secondo le norme vigenti, inoltre, gli originali cartacei delle cartelle cliniche in quanto originali unici, non possono essere distrutti;
  • Circolare Ministero della Sanità 19 dicembre 1986, n. 61 – Circolare avente per oggetto il periodo di conservazione della documentazione sanitaria presso le istituzioni sanitarie pubbliche e private di ricovero e cura;
  • DM 14.2.1997 – Norma di attuazione del D.lgs n.230/95, “Determinazione delle modalità affinché i documenti radiologici e di medicina nucleare e i resoconti esistenti siano resi tempestivamente disponibili per successive esigenze mediche, ai sensi dell’art. 111, comma 10, del decreto legislativo 17 marzo 1995, n. 230”;
  • D.lgs. 26 maggio 2000, n. 187 – Attuazione della direttiva 97/43/Euratom in materia di protezione sanitaria delle persone contro i pericoli delle radiazioni ionizzanti connesse ad esposizioni mediche;
  • Prontuario di selezione per gli archivi delle aziende sanitarie locali e delle aziende ospedaliere, 2005 Atto di indirizzo che reca indicazioni sui tempi di conservazione dei documenti generati e/o custodita Aziende Sanitarie pubbliche ed accreditate, redatto dal Ministero per i Beni e la Attività Culturali Manuale di Conservazione Il contenuto del presente documento è di proprietà di Aruba PEC S.p.A. Tutti i diritti riservati. Pagina 19 di 79;
  • Consiglio dei Ministri – Conferenza Stato Regioni 02 Marzo 2012 – Linee Guida per la dematerializzazione della documentazione clinica in diagnostica per immagini. Normativa e prassi.

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